請求した代金が期日を過ぎても入金されない状態をそのままにしておくと代金が回収できない可能性があるため正しい対処が必要です。原因はさまざまであるため、催促の仕方によってはトラブルにもなりかねません。この記事では、未払いが起きてしまった際にまずやるべきことや督促方法などをくわしく解説していきます。
未払いはなぜ発生する？その原因とは
予定どおりに入金が行われない「未払い」が発生する原因はさまざまです。具体的にどのような時に未払いが発生するのでしょうか。よくある原因について解説します。自社のミス
先方に請求を行ったと思い込んでいたものの、実は請求できていなかったというケースです。たとえば、経理が受注を把握していなかったために請求ができていなかった、なんらかの不手際で請求書が送られていなかった、支払い期日を誤って記載していたなどが考えられます。支払いが滞っているとなるとつい追及したくなりがちですが、自社に原因があったことがあとから判明しては印象が悪くなってしまうだけです。未払いが発生した際には、まず自社に原因がなかったかどうか調べるのが賢明な対処法です。
︎先方のミス
ついうっかり忘れてしまった、支払い期日を間違えていたというミスがよくありがちです。それ以外にも、請求書が他の部署に届いてしまっていたり、他の書類に紛れていて間違って捨ててしまったりすることも考えられます。先方がわざと支払いを滞らせているとは限らないため、未払いが判明したからといって先方を一方的に責めるのはよくありません。まずは遅れてしまった入金をいつまでに行ってもらえるか確認しましょう。
先方のミスの場合こちらに落ち度はありませんが、決して高圧的にならないことが大切です。ビジネスマナーを守って真摯な対応でやり取りしましょう。
︎支払い能力がない（故意によるもの）
それほど多くないケースではありますが、そもそも支払いができないことによる未払いも考えられます。経営悪化によって売掛金などの債権が回収できない貸し倒れで意図的に支払いが行われないケースがあります。何度連絡を取っても返答がなく、直接訪問したら倒産していたという事例もあるため注意が必要です。資金繰り問題や倒産などのトラブルがなくても、わざと入金をしていないケースもあります。
未払い金が発生したときにやっておきたいこと
取引において生じた金銭を支払ってもらえないということは、自社が損をしてしまうことになります。未払い金が発生し、それに気づいた時点でなるべく早い行動をすることが大切です。未払いが発生してから時間が経ってしまうと、原因がわからなくなってしまったり曖昧にされてしまう可能性があるからです。時間が経てば経つほど回収できる望みが低くなってしまうことを心得ておきましょう。
まず、未払いが発生したら早めにその原因を確認する必要があります。未払いの原因によって対処法が変わるからです。送った請求書は正しいか、支払い期日は間違っていないか、送り先は合っているのかなど、確認すべきポイントはたくさんあります。
自社に原因がなければ相手側に原因がある可能性が高いことになります。ただのミスで、先方が故意に支払いを滞らせているわけではない場合もあるため、落ち着いて確認を取りましょう。
自社に原因がなく、先方に確認が取れないといった場合には、提供している商品やサービスの提供を停止することも検討するべきです。
継続的な契約をしているケースでは、支払いの見込みが立たないといつまでも損をしてしまうことになります。その際には、必ず先方に未払い金の支払いがあるまでサービスを停止する旨を伝えましょう。
未払いが発生したら督促すべき？確認・催促の進め方
未払いだからといっていきなり督促状を送るのはあまりおすすめできません。未払いが発生した原因はこちらにあるかもしれませんし、先方にもさまざまな事情があります。気づいた時点ですぐに催促をしたくなる気持ちを抑えて、まずは状況確認をしましょう。なぜ、それが起こってしまったのかということがわかれば対処法が変わってきます。未払いの原因が先方にある場合にはメールや電話でもう一度支払いを催促してみましょう。この時、決して高圧的にならずに支払って欲しい旨を冷静に伝えることが大切です。
それでも支払いの意思が確認できなければ督促状を送付します。督促状にはいつまでの期日の支払いが滞っていて、いつまでに支払ってほしいかを明確に記載しましょう。
書面の送り主や宛先、内容、受け取った日付などを証明できる内容証明の手続きをして送ることで「受け取っていない」といい逃れされることがなくなるので、事前に手続きして送るのもおすすめです。
