おすすめの集金代行サービスをご紹介します。

集金代行サービスとは？

企業や団体が定期的な会費や月謝、利用料金を効率的に回収するために活用されるのが「集金代行サービス」です。まずは集金代行サービスの仕組みや集金代行サービスでできることなどについて、詳しくご紹介します。

集金代行サービスの仕組み

集金代行サービスは、企業や団体に代わって顧客からの支払いを回収する仕組みです。事業者は煩雑な支払いの管理を行う必要がなくなるため、管理にかかるさまざまなコストを低減できるという特徴があります。集金代行サービスのおもな決済手段として、「口座振替」と「コンビニ決済」があります。

口座振替

口座振替はあらかじめ利用者に「口座振替依頼書」を記入してもらい、その内容に従って振替日に利用者の口座から指定された金額が引き落とされる仕組みになっています。事業者側は口座振替依頼書を回収して集金代行サービスに送付またはWEB上で手続きするだけで、毎月指定口座への振込みが行われるようになるので、料金回収の手間を省くことができます。

コンビニ決済

コンビニ決済は、顧客がコンビニエンスストアで支払いを行う方法です。事業者から集金代行サービスに顧客情報を送ると、集金代行サービスが顧客に振込票を送ります。顧客がコンビニで支払いを行うと集金代行サービスがその料金を回収し事業者に戻される仕組みになっています。コンビニ決済は学生や未成年者など、クレジットカードを持っていない人でも利用できるため幅広い人が利用しやすいという特徴があります。

集金代行サービスでできること

集金代行サービスでは、集金に関わらずさまざまな業務に対応しています。ここでは、集金代行サービスでおもにできることをご紹介します。

集金

支払い情報を登録すると、毎月自動で集金を行ってくれます。

請求書の作成・発行・発送

支払いに必要な請求書を作成し、発行・発送まで行ってくれます。

入金確認・督促

集金日に入金の確認を行い、未入金の場合顧客への督促メールや電話を代行してくれます。

与信審査

顧客の支払い能力などの信頼度を事前に審査してくれます。

ご紹介した内容は、多くの集金代行サービスで対応している基本的なサービスであり、これ以外の幅広い業務に対応しているサービスもあります。自社に必要なサービスを検討したうえで、適切な内容に対応している集金代行サービスを選ぶことが大切です。

集金代行サービスの種類

集金代行サービスにはおもに「集金代行」と「決済代行」という2つの種類があります。ここでは、それぞれの特徴をご紹介します。

集金代行

集金代行は、おもにBtoC向けのサービスであり、学習塾や化粧品の定期購入、スポーツジムなどのように、毎月支払いが発生する課金形態を採用している業態で利用されるサービスです。このような業態の場合、多くの顧客を抱えていることが多いことから、入金の管理や確認作業が煩雑になりがちです。

その点集金代行は請求書発行から売上の管理まで委託できるサービスも多く、事業者の経理負担を軽減してくれます。さらに口座振替やコンビニ払いといった複数の支払い方法を利用できることから、顧客のユーザビリティを高めてくれるでしょう。取引数に応じた手数料が発生しますが、集金業務の効率化を叶えられるためメリットが大きいサービスでもあります。

決済代行

決済代行は、おにもにBtoB取引で用いられ、企業間の与信取引に特化したサービスです。一定期間の取引をまとめて請求する与信取引では、経理処理の負担を大幅に減らしてくれる一方で、未払いリスクが想定されます。

決済代行サービスでは取引先の与信審査から請求業務、入金確認に至るまで一括で対応してくれるため、事業者は煩雑な業務を軽減でき、未回収リスクを軽減することができるのが大きな特徴です。これにより、安心・安全な取引を実現できるでしょう。

集金代行サービスの活用がおすすめの業種

集金代行サービスは、毎月の集金や請求業務が発生する事業者に適したサービスです。ここでは、集金代行サービスの利用がおすすめの業種についてご紹介します。

学習塾・スクール

学習塾や習い事のスクールでは、月謝の回収業務のほか、教材の購入時などにも集金代行を利用できます。子どもに金銭を持たせることで起こり得るリスクを回避でき、支払いの情報を一元で管理できるため多くの学習塾やスクールで導入されています。

スポーツジム

スポーツジムでは月会費やオプション料金など、毎月複数の料金回収が発生します。集金代行サービスを導入すれば、入会手続きと同時に決済登録を行うことができ、また会員の契約状況に応じた料金形態の集金や管理を行えるようになります。これにより料金の回収業務が効率化され、スタッフの業務負担が軽減されるでしょう。

自治体・PTA

自治体やPTAでは、学校給食費や教材、また各種会費やイベント参加費の徴収を集金代行サービスで回収することができます。自治体やPTAは人数が多く、毎年人が入れ替わることもあるため管理が煩雑になりがちです。集金代行サービスを導入することで、現金の紛失や盗難などのリスクを軽減でき、効率的に集金を行えるようになるでしょう。

介護・医療

介護や医療の現場でも、集金代行サービスを利用できます。たとえば介護や福祉サービスの利用料を回収したり、診療にかかった料金を回収したりすることが可能です。現金を持ち運ぶことによる紛失や盗難などのリスクを軽減し、未回収を防ぐことができるため、集金にかかる手間や負担を大幅に減らしてくれるはずです。

不動産

不動産業では、毎月の家賃や管理費の徴収・管理を集金代行サービスに依頼することができます。請求から入金確認・督促までを委託できるため、事務負担を大幅に軽減できます。未入金先への督促代行も依頼することで、家賃未払いなどのリスクやトラブルを防いでくれるでしょう。

リース・レンタル

リース・レンタル業では、毎月の定期的な請求事務が頻繁に発生します。利用する方が多いほど、その管理や集金業務は煩雑化していき、担当者の大きな負担になることもあるでしょう。集金代行サービスの導入することで、口座からの確実な引き落としや、請求書作成書類から発送、入金確認まで一括で委託できるため、会計業務が効率化されます。

士業

税理士や弁護士などの士業では、弁護士契約にともなう毎月の報酬請求や入金管理が発生します。士業関係の方は業界に登録したときに日税ビジネスサービスに促されるまま加入し、そのまま利用しているケースも多いですが、費用が高くなってしまっている可能性もあります。集金代行サービスを利用することで、集金に関するコストを抑えられることもあるので、利用するサービスの見直しをするのがおすすめです。

集金代行サービスのメリット・デメリット

集金代行サービスを利用することには、さまざまなメリットがあります。それと同時に知っておきたいデメリットもご紹介するので、利用する前にぜひチェックしてみてください。

集金代行サービスのメリット

まずは集金代行サービスのメリットについて見ていきましょう。

集金業務の効率化

どのような業種においても、集金業務には煩雑な業務が発生し、担当者の大きな負担になることも珍しくありません。その点集金代行サービスは毎月の請求書作成、発送、入金確認事務といった作業を一括して対応してくれます。これにより担当者の負担が軽減され、本業のサービス提供や営業活動に注力できるようになるほか、集金業務にあてていた人件費の軽減を実現することもできるでしょう。とくに顧客が多い事業者ほど業務の効率化が進みます。

未払いリスクの軽減

集金代行サービスでは口座振替に対応できるようになり、自動的に顧客の口座から引きとしされることから支払い忘れによる未入金を防ぐことができます。また、督促まで対応しているサービスも多く、未入金時にメールや電話などで入金を促すことで、未払いリスクを大幅に軽減してくれるでしょう。一括して依頼することで、事業者側の請求漏れなども防ぐことができるため、回収率アップに繋がることもあります。

支払い手段の拡大による顧客満足度向上

集金代行サービスを利用することで、口座振替のほかに、コンビニ決済を提供できるようになります。支払い方法が多様化することで顧客の利便性が向上し、継続率や満足度が改善されるため、顧客満足度向上を叶えることもできるでしょう。

集金代行サービスのデメリット

集金代行サービスを利用した場合に発生しうるデメリットについても見ていきましょう。

費用がかかる

集金代行サービスを利用するデメリットとして、コストがかかるという点が挙げられます。集金代行サービスの料金体系は代行業者によって異なりますが、一般的には初期費用、月額基本料、振替手数料や請求手数料などの手数料などが発生します。とくに、これまで社内のリソースのみで集金業務を行っていた場合、費用負担が大きいと感じることもあるでしょう。

情報漏洩のリスクがある

集金代行サービスに依頼する場合、顧客の金融情報や個人情報を提供することになります。多くのサービス提供者は、適切かつ高度なセキュリティ対策を行っていますが、個人情報漏洩のリスクが完全になくなるわけではありません。リスクを回避するためには、プライバシーマーク（Pマーク）やISO27001の認証を取得している、管理体制の整ったサービスを利用することが大切です。

集金代行サービスの費用相場

集金代行サービスの費用は代行業者や契約内容によって異なりますが、一般的に「初期費用」「月額費用」「取引ごとの手数料」の3種類がコストのおもな要素となります。ここでは、それぞれの費用相場について詳しく見てみましょう。

初期費用

集金代行サービスの導入時は、システム設定やアカウント開設などの手続きに初期費用が発生します。相場は1万円～5万円程度ですが、なかには初期費用無料のサービスもあり、開業直後で請求件数が少ない事業者や個人事業主などにもおすすめです。導入コストを抑えたい場合は、無料または低額のサービスを選びましょう。

月額費用

サービスの利用継続には、システムやサポートにかかる月額料金が発生します。相場は数千円～3万円程度となっており、利用するサービス内容や利用規模などによって変動することが多いです。また、なかには請求が発生しない月は月額費用も発生しないというサービスもあるため、コストを抑えるためにはこのようなサービスを選ぶのがおすすめです。

手数料

集金代行サービスでは、一般的に取引ごとに手数料が発生します。これは請求書の発行や入金処理、振込などにかかる手数料であり、請求金額の0.5～3.5%ほどが相場となっています。具体的には、口座振替の場合は1件あたり100円～300円、コンビニ決済は150円～300円程度が目安となるので、その点も把握したうえでサービスを利用しましょう。

集金代行サービスを選ぶ際に重視するポイントは？WEBアンケートで調査！

ここまで、集金代行サービスの概要やメリット・デメリット、費用相場などについて紹介してきました。集金代行サービスの導入を検討しているものの、サービスの数も多く、どのように業者選びをすればよいか分からないという方も多いかもしれません。

そこで当サイトでは、集金代行サービスを選ぶ際に重視するポイントについてWEBアンケート調査を実施したので、ぜひ参考にしてみてください。結果は以下の通りです。

第1位は「費用」でした。集金代行サービスを利用するには、初期費用や月額費用、手数料などがかかります。

費用は業者ごとに異なりますが、中には初期費用が無料のサービスや、請求が発生しなかった月の月額料金が無料になるサービスもあります。そのようなサービスを選ぶことで、費用を必要最低限に抑えて無駄なく利用できるでしょう。

第2位は「セキュリティ対策」でした。集金代行サービスを利用する際には顧客の個人情報を預けることになるため、セキュリティ対策が万全な業者を選ぶことが重要です。セキュリティ対策の種類もさまざまですが、プライバシーマークやISO27001認証を取得しているかどうか確認しておくとよいでしょう。

第3位は「サービス内容」でした。集金や請求書の作成・発行・発送、入金確認・督促、与信審査などが集金代行サービスの主なサービス内容ですが、このほかにも幅広いサービスを提供している業者もあります。ニーズに合わせて、自社が求めるサービスを提供している業者を選びましょう。

第4位は「導入実績」でした。導入実績が多いということは、それだけ多くの会社から選ばれていることの証でもあります。導入実績は業者の信頼性とも直結しているので、あらかじめ公式サイトでチェックしておくと安心です。

第5位は「サポート体制」でした。集金代行サービスは導入して終わりではありません。導入後のサポート体制が整っている業者を選んでおくと、万が一のトラブル時にも安心です。

アンケートの結果は以上です。ここからは集金代行サービスを選ぶポイントについて、より詳しく解説します。

集金代行サービスを選ぶポイント

集金代行サービスは数多く存在するため、どのように選べばいいかわからないという方も多いのではないでしょうか。そんな方のために、ここでは、集金代行サービスを選ぶ際に注目したいポイントについて詳しく解説します。

導入実績

集金代行サービスは個人情報やお金に関するさまざまな情報をやりとりするため、サービスの信頼度は必ず確認しておきたいポイントです。 導入実績が豊富なサービスは、さまざまな業種や企業規模に対応してきた経験があり、多くの企業に選ばれ続けているという観点で信頼度が高いといえるでしょう。

これを確認するためには、各サービスの公式サイトなどに記載されている実績をチェックしたり、設立からの営業実績や上場企業であるかどうかを確認してみてください。長く営業が続いているということは、安定した運営を行っているということでもあるので、安心感があります。

費用

集金代行サービスの費用は、初期費用、月額費用、取引ごとの手数料など、さまざまな要素で構成されています。それぞれのサービスごとや利用する内容、事業規模によって金額が変動する可能性はありますが、できればコストを抑えたいと考える企業も多いでしょう。

もちろん安さだけで選ぶのはおすすめできませんが、できれば初期費用がかからず月額費用を抑えられるシステムになっているなど、コスト面での安心感があるサービスを選びたいものです。具体的な費用については、複数社から見積もりを取って比較検討してみるのがおすすめです。

サービス内容

集金代行サービスには、定額料金を回収するサービスだけでなく、請求書作成・発行・発送、入金確認、未払い時督促対応など、集金に関するさまざな付帯サービスを提供しているものもあります。そのため、自社の依頼したい内容に適したサービスを提供している集金代行サービスを選びましょう。

また、利用できる件数もサービスによって異なります。たとえば請求件数が少ない場合や個人事業主であると対応できる集金代行サービスが限られることもあるので、その点も踏まえたうえで最適なサービスを見つけましょう。

サポート体制

集金は売上につながる大切な業務であり、また顧客との関係にも影響するため、サポート体制がしっかりとしている集金代行サービスを選ぶことも大切です。各社のサポート範囲や、サポート方法などをチェックして、万が一のトラブル時などにも安心して相談できる体制を整えているサービスを選びましょう。

また、社内での管理をスムーズにするためにも、管理画面が使いやすいなど導入後に安心して利用できるサービスであることも大切なポイントです。

セキュリティ対策

顧客の大切な情報を預けることから、情報漏洩への適切な対策が行われている集金代行サービスを選ぶことも大切です。適切なセキュリティ対策が実施されている証明として、プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているサービスを選びましょう。

セキュリティ対策については、各サービスの公式サイトなどを確認し、その内容を確認してみてください。不明な場合は直接お問い合わせにて確認しておくと安心です。

業務効率化や人手不足解消に集金代行サービスを活用しよう

企業や団体にとって、定期的な集金業務は欠かせない業務の一つですが、請求書作成や発送、入金管理、未払い時の督促など、多くの手間がかかります。顧客数が多いほど管理の負担も大きくなり、ミスが発生するリスクも増えていくでしょう。このようなリスクを防ぎ、業務効率化を叶えるためにも、ぜひ集金代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。